Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-pasts ir viens no galvenajiem veidiem, kā cilvēki tagad sūta rakstisku saziņu, un maz ticams, ka tas kādreiz mainīsies. Tas ir viegli, ātri un neprasa zīmogu.
Pagājuši ir dienas, kad jums jāgaida nedēļa vai ilgāk, kamēr tiek saņemta vēstule vai atbilde pa pastu. Nav nepieciešams veikt ārkārtas braucienus uz pasta nodaļu, lai nosvērtu aploksnes un paņemtu pietiekami daudz zīmogu rēķiniem un vēstulēm. Patiesībā daudzi cilvēki nekad nav pat adresējuši aploksni vai nosūtījuši vēstuli caur ASV pastu.
E-pasts ir kļuvis par vienu no vienkāršākajiem un ātrākajiem saziņas veidiem gan personīgi, gan biznesā. Šī ir kļuvusi par tādu parādību, ka arvien uzticams Amerikas Savienoto Valstu pasta dienests cenšas atrast veidus, kā turpināt biznesu.
Tad nav pārsteigums, ka e-pasta etiķete, ko bieži dēvē par etiķeti, ir aktuāla pašreizējās kultūras tēma. Katru dienu plaša Amerikas iedzīvotāju daļa sūta e-pastus. Lielākā daļa uzņēmumu e-pastu izmanto, lai visu dienu sazinātos ar darbiniekiem. Gandrīz katrā mājsaimniecībā ir vismaz viens dators ar piekļuvi internetam, un tajās mājsaimniecībās ir mammas, tēti, bērni, pusaudži un varbūt pat vecvecāki, un visi vai vairums no viņiem saņem un sūta e-pastus.
Mēs dzīvojam mikroviļņu krāsnī, interneta vadītā sabiedrībā, un neviens nevēlas veltīt laiku senatnīgas vēstules rakstīšanai, kaut arī tā ir daudz intīmāka un personiskāka. Tomēr ir daudz apstākļu, kad e-pasts darbojas labāk nekā gliemežu pasts. Šeit ir norādītas dažas etiķetes un iegaumēšanas, kas jāpatur prātā, rakstot e-pasta piezīmes.
- Pagatavojiet. Pirms sākat rakstīt e-pastu, neatkarīgi no tā, vai tā ir sākotnēja piezīme vai atbilde, jums vajadzētu sev pajautāt, kas ir tas, ar kuru jūs vēlētos sazināties. Īsāk sakot, kāds ir jūsu mērķis rakstīšanai? Kad jūs zināt, varat izlasīt aizpildīto e-pastu pirms tā nosūtīšanas, lai pārliecinātos, vai esat sasniedzis savu mērķi. Ja tas dod atzīmi, tad nosūtiet to; ja teksts ir mulsinošs, skarbs vai neskaidrs, iespējams, jums vajadzētu sākt no jauna. Komunicē. Atcerieties, ka jūs sazināties ar reālu personu, kas saņems šo pastu. Paturot to prātā, jums vajadzētu uzrunāt personu ar vārdu un izturēties ar cieņu. Ja tā ir atbilde uz saņemto e-pastu, jums vajadzētu veltīt laiku, lai piezīmes sākumā atbildētu uz visiem jautājumiem vai pieprasījumiem. Elpojiet. Mēs visi vienā vai otrā brīdī esam vainīgi, ka esam zaudējuši savu līdzjūtību. Ja saņemat e-pastu, kas jūs dusmina vai satrauc, neatbildiet natūrā. Dodieties pa lielo ceļu un vai nu atbildiet tikai, lai apstiprinātu saņemšanu, vai arī paņemiet kādu laiku pirms atbildes, lai jūs varētu nomierināties un atbildēt ar pārdomātu ziņojumu. Jūs nekad nevēlaties dusmās atbildēt uz e-pastu (vai jebkuru citu saziņas veidu). Kad esam dusmīgi, mēs mēdzam pateikt (vai rakstīt) lietas, kuras mēs vai nu nedomājam, vai arī mums tās nevajag teikt. Atcerieties, ka tiklīdz jūsu e-pasts tiks nosūtīts, tas būs pieejams mūžīgi. Esiet caurspīdīgs. Tēmas rindiņai vajadzētu būt patiesam attēlojumam, kāpēc jūs sazināties ar adresātu. Izmantojiet frāzes, kas attiecas uz pasta tēmu. Tas ir taisnība neatkarīgi no tā, vai veidojat biznesa vai personīgo e-pastu. Piemēram, ja jūs rakstāt e-pastu savai mammai par viņas vizīti nākamajā nedēļā, jūsu tēmas rindiņai vajadzētu lasīt kaut ko līdzīgu, piemēram, “Jūsu apmeklējums”. Pētījumi. Ja sūtāt e-pastu biznesa partnerim, ir ieteicams izmantot viņa vai viņas vārdu un uzvārdu. Veiciet pētījumu un pareizi uzrunājiet adresātu. Uzņēmuma prezidentu var uzrunāt kā Teilora kungu vai prezidentu Teiloru. Pareizrakstības pārbaude. Pareizrakstības pārbaude ir svarīga, kad sazināties rakstiski. Nosūtot kļūdu piezīmi, tā paziņo, ka esat apliets vai nepievēršat uzmanību detaļām. Centieties vienmēr palaist pareizrakstības pārbaudi vai izmantojiet programmu, kas automātiski labojas. Un pēc tam izlasiet to vēlreiz, lai pārliecinātos, ka vārdi, kurus jūs gribējāt lietot, nav automātiski laboti, lai kaut ko savādāk apzīmētu. Korektūra. Jums jāveic dažas papildu sekundes vai minūtes, kas nepieciešamas, lai ātri koriģētu jebkuru e-pastu, kuru plānojat nosūtīt. Izmantojiet šo laiku, lai rediģētu visus neērtos teikumus vai ievietotu trūkstošās pieturzīmes. Vērojiet signālu. Dažreiz e-pasts var parādīties atšķirīgi no tā, kā jūs domājāt. Jūsu e-pasta signāls ir ļoti svarīgs, un tas ir tikpat svarīgs kā jūsu ziņojums. Tā kā šī ir rakstiska komunikācija, jums jāpārliecinās, ka jūsu tonis ir patīkams un vai tas patiesi atspoguļo to, ko vēlaties pateikt. Atcerieties, ka saņēmējs nevar dzirdēt čīkstēšanu jūsu balsī vai redzēt smaidu sejā. Ja vien jūs nevēlaties ievadīt visu, ko rakstāt, jums vajadzētu izvairīties no visām e-pasta valodām, kuras jebkādā veidā varētu tikt nepareizi interpretētas. Esiet īss un jauks. Mēģiniet nerakstīt romānu, kad sūtat e-pastu. Lielākā daļa cilvēku patiešām nevēlas tik daudz lasīt e-pastā. Ja e-pasts noteikti ir garš, mēģiniet palīdzēt adresātam, izceļot galvenos jēdzienus, izmantojot aizzīmes vai apkopojot tēmu sākuma rindkopā. Labi komunicēt. Jūs nevēlaties sajaukt savu lasītāju, tāpēc veltiet laiku, lai rakstiski būtu skaidrs un kodolīgs. Ja sūtāt e-pastu draugam, rakstīšanas stils var būt nejaušāks. Tomēr, ja šī ir biznesa komunikācija, izmantojiet pareizu gramatiku un nelietojiet simbolus vai emocijzīmes, kas padara jūs mazāk profesionālu.
E-pasta komunikācija ir ļoti populāra. Nepieciešams laiks, lai iesaistītos Zelta likumā, un jums būs tāls ceļš, lai kļūtu par slīpētu etiķetes profesionāli.
