nirat / Getty Images
Papīra kaudzes rada sāpes, un mājas kartēšanas sistēmas pārvaldīšana var aizkavēties. Tomēr jums ir jāpakar daži dokumenti, jo jūs nekad nezināt, kad tie jums būs nepieciešami.
Cik ilgi jums ir jāsaglabā nodokļi, kvītis, bankas izraksti un citi svarīgi dokumenti? Katrs dokumentu veids ir atšķirīgs, tāpēc pirms smalcinātāja aizdedzināšanas pārliecinieties, ka visi dokumenti ir pietiekami ilgi, pat ja domājat, ka esat ar viņiem galā.
Darbojošās mājas kartotēkas uzturēšana
Viena atslēga, lai izveidotu funkcionējošu mājas kartotēku, ir sākt samazināt saņemtā papīra daudzumu. Tas patiešām var samazināt papīra daudzumu, kas jums būs jāsakrauj vai jāiesniedz. Tas nozīmē atbrīvoties no nevēlamā pasta, pierakstīties uz e-rēķiniem un nepieņemt skrejlapas, kuponus, kurus jūs nekad neizmantojat, katalogus, kurus jūs nekad neizlasīsit, vai citu efemeru, kas jums liekas, ka jums vajadzētu pakārties, kad jūs pazīstat. tiešām nav.
Otrais solis ir pārliecināties, ka jums ir laba pasta pārvaldības sistēma. Jo efektīvāk jūs apstrādājat pastu, kad tas tiek saņemts, jo retāk jums būs jāveic liela dokumentu iesniegšanas, sasmalcināšanas un pārstrādes sesija.
Iestatiet elektronisko sistēmu
Atbrīvojoties no papīra kartotēkas, izveidojot elektronisku kartotēkas sistēmu, jūs ietaupīsit vietu un atbrīvosities no jucekļa. Mūsdienās elektroniskai kartotēkai ir liela jēga, jo tā ir vienkāršāka nekā jebkad agrāk.
Lai sāktu, jums ir nepieciešams skeneris un vieta, kur saglabāt failus: mapes sistēma datorā un dublējums mākonī, kā arī ārējais cietais disks. Jo vairāk rezerves kopiju jums būs mājās un ārpus tās, jo vairāk būsiet gatavs norakt papīru kaudzi, neuztraucoties zaudēt kaut ko svarīgu.
Iestatiet vispārīgas mapes dažādu veidu dokumentiem (piemēram, mājsaimniecībām, nodokļiem, automašīnām, dzimšanas apliecībām utt.) Jums nav jābūt pārāk precīzai dokumentu glabāšanai, jo elektroniskās kartotēkas ir meklējamas.
Pēc tam skenējiet katru dokumentu un saglabājiet to mapē atbilstoši saturam. Noteikti katram piešķiriet unikālu faila nosaukumu, lai to aprakstītu, lai to varētu ātri atrast, izmantojot datora meklēšanas funkciju. Datuma pievienošana faila nosaukuma beigās var arī palīdzēt atšķirt viena veida dokumentu no dažādiem laika periodiem. Piemēram, tā vietā, lai izsauktu komunālo pakalpojumu rēķinu par komunālo pakalpojumu deklarāciju.pdf, nosauciet to lietderības paziņojums-Feb2019.pdf.
Pieejamas arī vairākas lietotnes, kas var palīdzēt ātri ierakstīt un saglabāt dažādus dokumentus. Daudzus var pārvaldīt, izmantojot viedtālruni vai planšetdatoru, tāpēc jūs varat atbrīvoties no dokumentiem (īpaši kvītis), kad atrodaties tālu pie mājas datora.
Kopiju glabāšana
Jūsu svarīgākajiem dokumentiem eksperti iesaka glabāt vairākas kopijas. Tas var nozīmēt, ka vienu eksemplāru glabājat mākoņa krātuvē, bet otru - cietajā diskā. Tas varētu nozīmēt arī vienas kopijas glabāšanu elektroniskajā reģistrā un vienu cieto kopiju ugunsdrošā seifā.
Dokumenti, kas jāuzglabā mūžīgi
Vairāki dokumenti jāuzglabā mūžīgi. Tie ir vissvarīgākie, kas jums var būt nepieciešami jebkurā laikā nākotnē dažādu iemeslu dēļ. Pārliecinoties, ka tie tiek turēti drošā vietā un ka kopija ir droša, ietaupīsiet daudz laika, kad tie būs nepieciešami.
- Akadēmiskie ieraksti: diplomi, atšifrējumi un jebkurš darbs portfelī, ko nākotnē var izmantot, piesakoties darbam.Pieņemšanas dokumentiBaptisālie sertifikātiBirstības sertifikātiNāves sertifikāti: Var būt nepieciešami nodokļu vajadzībām.Drivera licencesDarbības ieraksti: Jebkuras klauzulas, līgumi, disciplinārlietas un darbības pārskati.Medicīnas ierakstiMilitārie ierakstiPassportsPensijas un pensiju ierakstiSociālās drošības kartesTeksts
Dokumenti, kas jāuzglabā noteiktu laika periodu
Iedomājieties, ka visu mūžu vērts bankas izraksts un rēķins ir salikts uz jūsu galda. Pat pēc desmit gadiem šī kaudze, iespējams, būtu ārkārtīgi liela. Ir daudz veidu dokumentu - galvenokārt finanšu -, kurus jums vajadzētu glabāt noteiktu laika periodu, bet kas nav jāuzglabā mūžīgi. Jums, iespējams, kādu laiku vajadzēs tos atsaukties mēnesī vai nedēļā, tad tie vienkārši kļūst par vēl vienu papīra gabalu, kas atrodas ap nekārtību veidošanos.
Viltīgā daļa ir zināt, kad jūs varat atbrīvoties no šāda veida ierakstiem. Par visu nav labas atbildes, bet tiek ieteiktas vadlīnijas, pamatojoties uz to, kas tas ir:
- Bankas izraksti: Viena mēneša rēķini: Viens gads visiem, kas saistīti ar nodokļiem vai garantijām; visi pārējie rēķini ir jāapmaisa, tiklīdz tie ir samaksāti.Kredītkaršu rēķini: Sadaliet tos tūlīt, kad tiek samaksāts.Mājas uzlabošanas kvītis: Glabājiet, līdz mājas tiek pārdotas.Investīciju ieraksti: septiņus gadus pēc konta slēgšanas vai vērtspapīra pārdošanas.Nomātie maksājumi: glabājiet, līdz esat pārcēlies un saņēmis iemaksu atpakaļ no saimnieka. Maksājiet un pārbaudiet maksājumus: vienu gadu vai līdz brīdim, kad esat saņēmis W-2 izrakstu par šo taksācijas gadu.Pārdošanas kvītis: paturiet garantijas laiks lieliem pirkumiem, piemēram, ierīcēm un elektronikai. Par tādām lietām kā pārtikas preces un apģērbu glabājiet kvīti tikai tik ilgi, kamēr nezināt, ka preces nebūs vajadzīgas atpakaļ. Maksājuma dokumenti: Septiņi gadi, ieskaitot iesniegšanu un visus pavaddokumentus, piemēram, W-2 un kvītis.Automašīnu dati: Glabājiet, līdz laiva, automašīna vai motocikls tiek pārdots.
Kā atbrīvoties no dokumentiem
Dokumentu sasmalcināšana ir galvenais veids, kā pasargāt sevi no identitātes zādzībām. Parasti ir daži dokumenti, kas noteikti ir jāsasmalcina. Tas ietver jebko, kam ir kontu numuri, dzimšanas datumi, pirmslaulību uzvārdi, paroles un PIN, paraksti un sociālās apdrošināšanas numuri.
Ja dokumenti joprojām ir “aktīvi” - jums tie ir jāpatur pie atsauces - ievietojiet tos mājas kartotēkā pēc tēmas. Tos sasmalciniet tikai tad, kad tie vairs netiek izmantoti.
Kādus dokumentus sasmalcināt
Kad esat pabeidzis ar šiem dokumentiem un jums tie vairs nav nepieciešami, nekautrējieties tos sasmalcināt:
- Bankomātu čekiBanku izziņasBirta sertifikāta kopijasAtceltās un anulētās pārbaudesKredītkaršu rēķiniKredīta pārskatiDrivera licences (derīguma termiņš beidzies) Nodarbinātības dokumenti, kuriem ir jebkāda identificējoša informācijaIebeigušās pases un vīzasInvestīciju konta numuriJuridiskie dokumentiIeguldījumu, krājumu un īpašuma darījumiIzņēmumi ar parakstu (nomas, līgumi, vēstules utt.) Bagāžas tagiMedicīniskā un zobārstniecības ierakstiPapīri ar sociālās apdrošināšanas numuruParoles vai PIN numuriMaksājumiApstiprināti kredītkaršu pieteikumiUzdevumi ar norēķinu kontu numuriem, kredītkaršu numuriem vai jebkādu citu identificējošu informācijuTaksas veidlapasTranskripti ar identificējošu informācijuCeļojumu maršrutiIzmantotās aviobiļetesKomunālie rēķini (telefons, gāze, elektrība, ūdens, kabeļtelevīzija, internets utt.)
Visu pārējo, piemēram, papīru, jūs varat vienkārši pārstrādāt. Pārliecinieties, ka esat uzstādījis elastīgu kartotēku, lai jūs varētu kontrolēt šos dokumentus. Tā ir arī laba ideja, lai regulāri lietotu savus glabātos dokumentus. Mēģiniet to izdarīt, maksājot rēķinus, iesniedzot nodokļus vai rūpējoties par līdzīgu atkārtotu uzdevumu, lai jūs neaizmirstu un jūsu papīrs izkristu no rokām.
